สำหรับคนที่กำลังมองหา ระบบ POS สำหรับร้านค้า หรือเปิดร้านอยู่แล้วและอยากเปลี่ยนจากจดมือมาใช้ระบบ บทความนี้จะช่วยไล่เช็กสิ่งที่ควรเตรียมก่อนเริ่มใช้งาน

ก่อนเลือกเครื่องและโปรแกรม POS ลองนึกภาพตั้งแต่ลูกค้าหยิบสินค้าเข้ามาชำระเงิน จนถึงพนักงานส่งใบเสร็จให้ลูกค้า ว่าร้านต้องทำอะไรบ้าง

ตัวอย่างคำถามที่ควรตอบให้ได้ ได้แก่:

• ขายสินค้าประเภทใด และมีประมาณกี่รายการ?
• ใช้การสแกนบาร์โค้ด หรือเลือกสินค้าจากหน้าจอ?
• ขายเป็นชิ้นอย่างเดียว หรือมีแพ็กและลังด้วย?
• มีพนักงานขายกี่คน และมีกี่จุดคิดเงิน?
• ต้องติดตามข้อมูลพิเศษ เช่น วันหมดอายุ หรือหมายเลข Serial หรือไม่?
• มีแผนเพิ่มจุดขายหรือขยายสาขาในอนาคตหรือไม่?

คำตอบเหล่านี้ช่วยให้เลือกฟังก์ชันและอุปกรณ์ได้เหมาะกับงานจริง รวมถึงประเมินค่าใช้จ่ายได้ชัดเจนขึ้น

อุปกรณ์ที่ต้องใช้ขึ้นอยู่กับรูปแบบร้าน ไม่จำเป็นต้องซื้อทุกอย่างตั้งแต่เริ่ม แต่ควรเลือกให้รองรับขั้นตอนขายที่วางไว้

หากมีคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เดิมอยู่แล้ว ควรให้ผู้ให้บริการตรวจสอบสเปก พอร์ตเชื่อมต่อ และความเข้ากันได้กับโปรแกรมก่อนตัดสินใจซื้อเพิ่ม

อย่าลืมจัดพื้นที่เคาน์เตอร์ให้พนักงานหยิบสินค้า สแกน รับเงิน และส่งใบเสร็จได้สะดวกด้วย

ข้อมูลสินค้าเป็นพื้นฐานของระบบ POS ควรตั้งชื่อให้แยกแยะได้ง่าย โดยระบุรายละเอียดที่จำเป็น เช่น ยี่ห้อ ขนาด สี หรือรุ่น

ตัวอย่างเช่น: แทนที่จะใช้ชื่อว่า “น้ำดื่ม” เพียงอย่างเดียว ควรระบุเป็น “น้ำดื่มยี่ห้อ A 600 มล.” เพื่อให้พนักงานเลือกขายและตรวจสอบสินค้าได้ถูกต้อง

สินค้าที่ต่างขนาดหรือขายคนละราคา ควรแยกเป็นรายการให้ชัดเจน และตรวจสอบว่าบาร์โค้ดตรงกับสินค้าจริง ไม่ซ้ำกับรายการอื่น สำหรับสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ด สามารถกำหนดรหัสสินค้าและวางแผนพิมพ์ฉลาก หรือใช้วิธีเลือกสินค้าบนหน้าจอตามความสามารถของระบบที่เลือกใช้

ก่อนนำข้อมูลเข้าระบบ ควรเตรียมอย่างน้อย 3 เรื่อง ได้แก่ ราคาขาย ต้นทุน และหน่วยสินค้า

ตัวอย่างตารางสำหรับรวบรวมข้อมูลเบื้องต้น:

หากขายหลายหน่วย เช่น ขวด แพ็ก และลัง ควรกำหนดอัตราส่วนให้ชัดเจนว่าแต่ละหน่วยประกอบด้วยสินค้ากี่ชิ้น และให้ผู้ให้บริการช่วยตั้งค่าตามรูปแบบที่ระบบรองรับ

ข้อควรระวัง: ข้อมูลต้นทุนควรตรวจสอบให้ถูกต้อง เพราะ ยอดขายไม่ใช่กำไร ส่วนต่างระหว่างราคาขายกับต้นทุนสินค้า ยังต้องพิจารณาค่าใช้จ่ายอื่นของร้านประกอบด้วย

เมื่อข้อมูลสินค้าพร้อมแล้ว ขั้นต่อไปคือการตรวจนับสินค้าที่มีอยู่จริง เพื่อบันทึกเป็นยอดสต๊อกตั้งต้น

ควรเลือกช่วงเวลาตัดยอดให้ชัดเจน เช่น หลังจัดสินค้าเสร็จและก่อนเปิดขายวันแรก หากมีการรับสินค้าหรือขายสินค้าระหว่างตรวจนับ ต้องบันทึกรายการเหล่านั้นให้ครบด้วย

สำหรับร้านที่เปิดขายอยู่แล้ว อาจแบ่งตรวจนับตามหมวดสินค้า และวางแผนร่วมกับทีมติดตั้ง เพื่อให้เปลี่ยนมาใช้ระบบได้สะดวกขึ้น เมื่อเริ่มต้นด้วยจำนวนที่ถูกต้อง การตรวจสอบสินค้าคงเหลือและวางแผนสั่งของในวันต่อ ๆ ไปก็จะทำได้ง่ายขึ้น

ร้านรับเงินสด เงินโอน บัตร หรือช่องทางอื่นใดบ้าง ควรเตรียมวิธีบันทึกให้ชัดเจน และสอนพนักงานเลือกช่องทางให้ตรงกับการรับเงินจริง

ตัวอย่างปัญหาที่มักพบ: ลูกค้าโอนเงิน แต่พนักงานบันทึกเป็นเงินสด อาจทำให้ยอดเงินสดที่ระบบแสดงไม่ตรงกับเงินในลิ้นชักตอนปิดร้าน

ควรกำหนดขั้นตอนให้ครบตั้งแต่การเตรียมเงินทอน การตรวจสอบยอดชำระ ไปจนถึงการนับเงินและสรุปยอดเมื่อจบวัน

หากมีพนักงานหลายคน ควรแยกบัญชีผู้ใช้งานและกำหนดสิทธิ์ตามหน้าที่ เช่น

• พนักงานขาย: ทำรายการขายและรับชำระเงิน
• หัวหน้าร้าน: ตรวจสอบรายการและอนุมัติงานที่ได้รับมอบหมาย
• เจ้าของร้าน: ดูรายงานและจัดการข้อมูลสำคัญ

รายละเอียดสิทธิ์ขึ้นอยู่กับระบบและรุ่นโปรแกรมที่เลือกใช้ ควรสอบถามให้ชัดเจนก่อนเริ่มงาน โดยเฉพาะสิทธิ์ให้ส่วนลด เปลี่ยนราคา ยกเลิกบิล และเข้าถึงข้อมูลต้นทุน การแยกบัญชีช่วยให้ตรวจสอบได้ว่าใครเป็นผู้ทำรายการ และลดความสับสนเมื่อมีหลายคนใช้งานร่วมกัน

ก่อนรับลูกค้าจริง ควรให้พนักงานทดลองทำงานด้วยอุปกรณ์และข้อมูลที่เตรียมไว้ โดยลองทั้งรายการขายปกติและกรณีที่อาจพบระหว่างวัน

เช็กลิสต์ที่ควรทดลอง ได้แก่:

• สแกนสินค้าแล้วได้รายการและราคาถูกต้อง
• ขายหลายชิ้นหรือหลายหน่วยได้ตามที่ตั้งค่าไว้
• บันทึกช่องทางรับชำระเงินได้ถูกต้อง
• พิมพ์ใบเสร็จได้ชัดเจน
• ทำรายการแก้ไขหรือยกเลิกตามสิทธิ์ที่กำหนด
• ตรวจสอบยอดขายและสต๊อกหลังทดลองขาย
• ทดลองขั้นตอนปิดยอดประจำวัน

หลังทดสอบ ควรให้ทีมติดตั้งช่วยจัดการข้อมูลทดลองให้เรียบร้อยก่อนเริ่มบันทึกยอดขายจริง